W pierwszym etapie przeanalizowano wszystkie samorządy w kraju. Oceniono czy efektywnie zarządzały swoimi finansami w latach 2001-2004 i jak w tym czasie inwestowały.
W drugim etapie znalazło się 400 gmin. Tu w ocenie pomagały ankiety, o których wypełnienie poproszono wybrane samorządy. Pytano m.in. o wydatki na realizację kontraktów z organizacjami pozarządowymi, średnią liczbę punktów z testu dla szóstoklasistów w 2004 r., liczbę podmiotów gospodarczych działających na terenie gminy i stopę bezrobocia w latach 2001 – 2004.
Po dokonaniu ostatecznego wyboru samorządów i ustaleniu ich kolejności w rankingu, Rzeczpospolita sprawdziła jeszcze dane ministerstwa Finansów oraz Spraw Wewnętrznych i Administracji, regionalnych izb obrachunkowych. W ten sposób wyłoniono 100 najlepiej zarządzanych gmin w Polsce. Przewodniczącym grupy ekspertów był eurodeputowany Jerzy Buzek.